捍衛文檔安全

     當今時代，企業的商業機密早已換化成了具體的數字載體，例如，人事相關文件和財務的文件，營業的客戶信息還有設計?開發資料等等。據日本網絡安全協會披露的安全事故調查報告書中顯示，55.5％的信息安全是由紙張引起的信息泄露。在清醒認識到商業泄密給企業帶來的嚴重危害之后，如何確保信息的安全，是眾多企業不得不面對的課題。與此同時，隨著彩色打印日漸普及，企業的打印成本也逐日增加，如何在全球經濟低迷的情況下，控制運營成本也是擺在眾多企業面前的一大難題。作為全球知名辦公設備制造商，日本的IC卡文檔管理解決方案，將IC卡應用到企業文檔管理中，通過權限設置，改善文檔管理模式，不僅提高了企業文檔管理的安全性，同時幫助企業大幅削減辦公成本。 

    卡式管理，捍衛文檔安全

日本IC卡認證管理

     據日本調查顯示，機密外泄主要來自以下幾個途徑，外部人員的隨意進出；文檔的隨意打印；機密文檔的隨意置放等。2010年5月29日，沸沸揚揚的力拓案終審定音。而實際上，此次力拓案暴露的商業機密問題，只是冰山一角。此前“浙江凱恩紙業技術失竊案”“貴州某國企五名技術骨干攜機密技術轉投新東家案件”、“廣東某化工實業有限公司涉嫌納米技術外泄案”、“山東某機械制造集團圖紙失竊案”等等，都給當事企業造成難以估量的損失。

     日本的IC卡文檔管理解決方案，能夠將辦公設備結合到企業的門禁系統方案，使用現有的門禁卡、考勤卡就可以實現對數碼復合機的管理，不需要額外的投資。借助日本的IC卡文檔管理解決方案，企業可以有效控制訪問權限，在使用復合機前，使用者必須刷卡，借此可以有效防止外來人員的非法使用；而對于公司內部員工，也可以通過權限分級，進行使用功能的限制，和打印張數的限制，防止企業機密信息的外泄。而在文檔輸出前，員工也必須刷卡，不刷卡文檔便不會輸出，有效防止因忘記，而任由打印物隨意放置造成的文檔遺失，機密文檔被偷窺引發的信息外泄。

    運行成本更多可減少30%！

    日本的IC卡文檔管理解決方案，能夠對企業內部起到“控制不必要的打印使用”“抑制私用輸出”的作用，運行成本更多可減少30%。

    日本的IC卡文檔管理解決方案可以按照部門和個人設定“使用功能限制”和“上限設定”。對復印、打印、掃描、FAX、彩色、黑白等功能，按照機能別設定為「可使用」和「禁止使用」，對可以使用的張數設定「使用張數上限」。這樣的話，對于業務中無需彩色輸出的人，可以設定成[禁止使用]、或者「上限50張」、從而防止不必要的運行成本的增加。

    而對于很多企業面臨的發出錯誤打印指令，和員工不及時取走相關文檔，造成文檔丟失，需要“重復打印”造成的輸出浪費，日本的卡式文檔管理解決方案都能有效解決。使用日本的IC卡文檔管理解決方案，打印的作業會先被保存在MFP的中，直到刷卡后才會輸出。進行刷卡認證的時候，選擇[屏幕操作]，作業會被顯示出來，然后選擇[打印]或者[刪除]選項，這樣就可以在需要的時候對文件進行打印，有效減少了錯誤打印、重復打印造成的損失。

    對于很多已經使用彩色打印管理的客戶，隨著每個月使用量的增加，浪費的傾向也日益增大。導入日本的IC卡文檔管理解決方案，即便是彩色輸出，也可以做到低成本。

    快捷的文檔管理方案

日本IC卡認證管理，能有效解決隨意置放帶來的安全隱患和輸出浪費

      對于一直在使用部門編號和手動輸入密碼來進行部門管理的客戶來說，使用IC卡認證速度只有約1秒以下，非常快捷，使用起來沒有任何壓力。而且改變了以往需要通過張貼紙張、發郵件督促、在公司公告板上提醒等方式想喚起員工在使用復合機時注意節約的文檔管理模式。

      日本的IC卡文檔管理解決方案，從企業的工作流程出發，革新了文檔管理模式，幫助企業走向節約安全高效的現代管理。